白板报：提升团队会议和研讨会的有效性 (白板板报)

白板报是一种强大的视觉工具，可以极大地提高团队会议和研讨会的有效性。通过将想法、信息和任务可视化，白板报可以促进协作、清晰度和参与度。

白板报的好处

• 提高参与度：白板报使每个人都可以参与讨论，鼓励每个人贡献自己的想法。
• 促进协作：白板报提供了一个开放和协作的环境，团队成员可以在其中共同创建和构建想法。
• 增强清晰度：白板报通过将复杂的信息可视化，帮助团队整理想法并达成共识。
• 提高效率：白板报可以快速有效地捕捉和组织关键要点，节省时间和精力。

如何创建有效的白板报

• 选择正确的白板：选择一个表面光滑、大小合适的白板，以满足团队的需求。
• 准备材料：准备好各种标记、便签和磁铁，以便团队可以轻松地添加和删除内容。
• 构思框架：在白板上规划一个结构，以组织信息和想法。这可能包括使用标题、子标题和类别。
• 记录关键要点：使用各种颜色和图形标记来重点突出重要的信息、想法和行动项目。

• 鼓励参与：确保所有团队成员都可以参与 whiteboarding 过程，并鼓励主动贡献。

白板报的常见用途

• 头脑风暴：白板报是头脑风暴想法和解决方案的理想工具。团队成员可以自由地添加和连接想法，形成创造性和创新的解决方案。
• 计划和规划：白板报可以帮助团队计划项目、设定目标和制定行动计划。它提供了可视化进度、任务和截止日期的便利方式。
• 问题解决：白板报可以帮助团队找出问题根源、识别潜在解决方案并制定行动计划来解决问题。
• 培训和发展：白板报可以用于培训和发展目的，通过提供视觉线索和互动练习来增强学习。

最佳实践

• 使用大号字体和高对比度颜色：确保每个人都能轻松阅读白板上的内容。
• 保持白板干净整洁：定期清除白板，丢弃不必要或过时的内容，以保持井然有序。
• 拍照或记录：会议或研讨会结束后，拍照或记录白板，以供将来参考。
• 创造一个积极的环境：营造一个开放和协作的环境，鼓励团队成员自由表达自己的想法。

结论

如何组织一场高效的头脑风暴研讨会？

下个月要进行产品升级，我们开头脑风暴会讨论一下 这个月的业绩完成预计不理想，到底问题出在哪？我们头脑风暴一下 要给公众号文章起个能上10W+的标题，我们快速头脑风暴一下…… 相信很多职场人士对“头脑风暴”都不陌生，甚至跟家常便饭一样平常，也跟一日三餐一样必不可少。 当团队需要共创一些新创意，或者群策群力分析难题的时候，头脑风暴十分好用！ 头脑风暴法（Brainstorm），或脑力激荡法，是现代创造学奠基人美国人奥斯本提出的一种创造能力的集体训练法。 它最早是精神病理学上的用语，指精神病患者的精神错乱状态而言的。 而现在则成为无限制的自由联想和讨论的代名词，其目的在于产生新观念或激发创新设想。 头脑风暴的优点在于： 1.操作简单，不需要复杂的前期准备； 2.人人参与，保证了人员的投入度； 3.富有成效，能在短时间内产生大量的成果。 但想要开一场成功的头脑风暴会议也并非是一件简单的事情，会议的目标是否清晰明确？参会人员是否积极参与了会议的讨论？会议是否解决了问题？不以解决问题为目的的会议都是耍流氓！在此我们定义的成功的头脑风暴会就是指的有产出、解决了问题的会议。 回想一下，我们过去使用头脑风暴时，是否每次都能达到理想的效果呢？你是否遇到过如下场景： 1.现场十分热烈，参会人员沉浸其中，想法天马行空，场面混乱无序，会议无疾而终； 2.大部分人特别是新人，不敢表达自己的观点，只有少数人有表达欲望，正常会议气氛压抑，产出低下； 3.老板做会议的主持人，满心欢喜想到的创意都被老板的黑脸怼回去，领导一句还不够好就让你完全失去了信心和方向，分分钟怀疑人生，这到底是没创意还是没主意。 你肯定不想遇到以上这些场景吧，浪费掉大把时间，心里还很不爽，走出会议室的心里阴影面积得有多大！在此我们非常有必要说一下头脑风暴的原则方法和程序，任何不讲方法的的头脑风暴都是在强奸创意。 一、自由畅想 围绕着一个中心议题畅所欲言，随便思考、任意想象、尽量发挥，每个人可以发表任何自己头脑想到的任何想法,不论大小，无需太过深入考虑可执行性，甚至是最 荒诞离奇 的设想。 二、禁止评判 禁止批评和评论，也不要自谦。 对别人提出的任何想法都不能批判、不得阻拦。 即使自己认为是幼稚的、错误的，甚至是荒诞离奇的设想，亦不得予以驳斥；同时也不允许自我批判，在心理上调动每一个与会者的积极性，彻底防止出现一些“扼杀性语句”和“ 自杀 式语句”，诸如“这根本行不通”、“你这想法太陈旧了”、“这是不可能的”、“这不符合某某定律”以及“我提一个不成熟的看法”、“我有一个不一定行得通的想法”等语句，禁止在会议上出现。 只有这样，与会者才可能在充分放松的心境下，在别人设想的激励下，集中全部精力开拓自己的思路。 三、以量求质 鼓励与会者尽可能多地提出设想，以大量的设想来保证质量较高的设想的存在， 设想多多益善，不必顾虑构思内容的好坏。 四、创意叠加 又称为创意“搭便车”。 正所谓，见解无专利，当自己没有好的发散思路的时候，可以沿着别人提出的思路去延伸，而不必在意是否抄袭了别人的想法。 鼓励盗用别人的构思，借题发挥，但是此处还是需要强调，我们只需要提出自己叠加的思路就可以了，而不必再去解释原有思路所存在的缺陷，否则就会违背了第二原则“禁止评判”。 接下来我们说一下关于头脑风暴的组织流程：第一步，会前筹备 首先，确认参会人员。 参会人员最好是不同部门的人，这样可以缓解同一背景造成的思维局限性。 会前要选定一名会议主持人，最好不要是老板，否则造成“球员也是裁判”的尴尬局面，此外视参会人员多少，还需要1-2名现场记录人员。 接下来，会议组织者或主持人将会议的背景信息和会议主题通知参会人员，参会人员先根据会议主题私下进行资料搜集，记录在小纸条上。 比如要开一场“拟定公众号文章题目”的头脑风暴会，那最好参会人员每人私下准备至少一个题目，带着自己的题目走进会议室，这样可以大大的提高会议的效率！第二步，会前热身 这一步非常重要，要调动起大家的积极性和投入度，就像做户外拓展前都要先破冰一样。 热身可以采用很多种形式，比较简单有效的是先操作一场简单的头脑风暴，顺带让大家了解一下规则。 举个例子，主持人拿出一个杯子，描绘一下杯子的日常用途，然后限时1分钟让参会人员轮流说出杯子的至少20种不同的用途：花盆、笔筒、帽子、礼品、魔术道具、定情信物、蜡烛托、杀人凶器、乞讨用的钱盒子……越往后面创意越离谱，注意力越集中，大家的脑洞逐渐就被打开了。 第三步，脑力激荡 热身之后，团队开始专注起来了，主持人重复一遍会议的愿景和目标。 在正式进入脑力激荡前，主持人请记录员做好准备，最好记录在大家参会人员都能看到的白板上，利用这种可视化的元素可以提升人员的参与感。 之后主持人重申头脑风暴发言的几个规则，限定好时间，通常20分钟-半个小时，或者限定轮数，比如10轮。 前期大家呈现的是自己搜集的一些创意，进展会很快，后面发现大家速度变慢或者出现卡壳现象后，主持人做适当引导，给大家一些肯定，以赏识的词句语气和微笑点头的肢体语言，鼓励与会者多出设想，如说：“对，就是这样！”“太棒了！”“好主意！这一点对开阔思路很有好处！”等等；同时给他们一些压力，不断的问“还有么”、“继续”，“加快速度”，“再给大家1分钟时间”“倒计时3秒”，刺激大家大脑的兴奋度，让大家在大脑高速运转的状态下产生尽可能多的创意，以量求质。 一旦时间到了，不管想法是否够多够好，都停止下来（如果大家还很活跃有很多想法，主持人可以适当延长时间）。 第四步，二次激荡 第一次激荡过后，我们可以“允许”评判了。 首先可以剔除那些看起来明显不好的创意，接下来通过不管是以“投票”的方式，还是以“讨论”的方式，从第一轮激荡中挑选出较好的2-3个想法，再围绕这几个想法进行又一轮的激荡，同样限时。 这一轮激荡，我们是在较好的想法的基础上进行升华，至少是完善。 无论是好是坏都会在这一轮结束。 第五步，最终交稿 俗话说不要在冲动的时候做任何决定，同样适用于头脑风暴，头脑风暴的结果一定不要当场确认，而是至少24小时以后，再回头评价思考昨天的那些创意或想法，冷静下来的判断更加真实可靠。 当然，如果按照这样的流程做下来，发现结果还是不尽人意，那么有可能一开始的目标不够清晰，那就需要重新定义主题，再来进行一次。 还有一种可能就是，要讨论的议题超出了目前所有人的思维上限，创意本来就有运气的因素在，10个人脑力激荡的结果很有可能比不上有些人蹲厕所时的灵光乍现。 好了，前面介绍了这么多，四个原则、五个步骤，就是为了告诉头脑风暴是有方法的，正确的运用方法才能保证会议的有效性，而不是每次开会都觉得在浪费时间，无疾而终。 最后，再次强调下头脑风暴中的几个实用Tips: 1.主持人要控制速度节奏，让大家处在一种紧张但又能接受的合理状态下，适度的紧张可以让大脑更兴奋，产生更多想法，但不能过度紧张。 2.时间不宜过长，会议就像女人的裙子，越短越好，又长又臭的是裹脚布。 3.如果人很多，可以就分组进行，营造一种竞争的环境 4.主持人用引导式的方式进行提问，鼓励说出更多想法，比如“继续”、“还有么？” 5.最后，主持人一定不能是老板！主持人一定不能是老板！主持人一定不能是老板！重要的事情说三遍！如果一定要让老板做主持人，那有一个办法，就是大家不发言，把自己想的结果都写在纸条上。

如何召开有效会议

确定会议目标。 会议一般分为信息传达和研讨议事两类。 不同目标，决定了是否需要面对面的会议，会议的规模大小。 确定参会人员。 很多会议来了很多与话题关系不是非常密切的人，很容易导致参会人员的低效率。 从有效性的角度，需要每个参会的人都要有贡献。 只带耳朵不带嘴的人，不如会后传达一下就好，没必要邀请现场参会。 确定会议形式。 现在科技发达，除了面对面的会议，还可考虑电话会议、视频会议、网络会议等多种形式，组织者要考虑效果和费用、可用性等多个因素。 确定会议持续时间。 不同时间长度的会议，决定了会议涵盖的话题数量和探讨深度。 如有必要，可做拆分，每次把几个问题解决透彻。 不必贪多。 明确会议议程和会议目标。 很多会议的问题就出现在目标不明确上，这也是导致与会者没有准备、没有贡献的原因。 组织者要在会议前明确告知与会者讨论的议题，并请与会者提前准备发言内容。 选择一个恰当的主持人。 好的主持人或引导人是成功会议的关键，他要能调动会议气氛，还要能把握话题的研讨方向，并尽量让所有参与者有发言的机会。 确定恰当的会议研讨方式。 不同的会议，方式各异。 头脑风暴、团队列名、团队共创等等，这需要与会者对研讨方式比较熟悉，并达成共识。 对会议成果进行总结。 我们要尽量避免议而不决的会议，每次会议都要有一定的成果产出。 对于一些达成的共识，要及时记录下来，作为下一次会议的基础。 会议成果要以会议纪要的形式保存，并分发给所有与会者跟进会议的行动计划。 有效的会议，都会明确指明下一步的工作计划、措施、举措。 会议组织注意事项召开有效的会议，是非常必要的管理手段，需要不断实践和揣摩。 希望大家能借此不断推动工作质量的提升。

提高会议有效性的关键是什么

转载以下资料供参考会议管理十五个要素确立明确的目标对任何一个商业公司而言，要想让会[1]议开得有价值，必须要有一个明确的目的。 通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。 完善信息的采集与分析信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。 追求不断的创新每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。 制定周密的计划无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。 实施严格的现场管理在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。 此外，现场负责人需要有随机应变的能力结束与细致的总结成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。 在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。 争取优秀，而不是完美无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。 了解会议涉及的行业为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。 尽量全程参与会议保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。 记住、顾客永远是第一你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。 如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的！合理控制预算要学会分析并合理地使用预算。 额外花费的钱应该首先使与会者收益。 最大限度地使用技术技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。 清晰而明确的沟通清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。 想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？成熟的危机管理针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。 提供足够的价值为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。 提高会议效率的步骤1、清楚地述会议的目标。 2、准备与分配会议议程与主题。 3、确定与会者名单（尤其是团队以外的成员）。 4、通知并再次提醒与会者，使其明晓会议的目的、时间、地点。 5、准备会议使用的场所以及必备的器材与文具。 6、建立或确认开会时共识或守则。 例如：会议准时开始，不准任何人迟到，别人在说话时不能打忿以及与会前需作准备等。 7、确实使议题都被处理，处理的方式是作成决议，延到下次再议或取消该议题。 8、记录重要的观点或决定，成员所被分派的任务。 9、记录非议程中所列项目以便下次讨论。 10、记录会议使用的时间、讨论的主题、完成的项目、作成的决定、与会者的姓名。

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